10 معايير لإختيار أفضل برامج محاسبة للشركات والمحلات

10 معايير لإختيار أفضل برامج محاسبة للشركات والمحلات



كانت الشركات والمؤسسات في المجالات الصناعية والتجارية والإدارية تعتمد منذ زمن بعيد وقبل انتشار التكنولوجياعلى القوى العاملة البشرية لإدارة الحسابات ومعرفة المدخلات والمخرجات المالية وحساب الربح وغيرها من الأعمال الإدارية، وتعد هذه الطرق الآن بطيئة وغير فعالة والأخطاء الناتجة عنها كثيرة، لكن مع تقدم العلم والتكنولوجيا ظهرت برامج المحاسبة التي وفرت الوقت والجهد واقتناء العاملين ودفع رواتبهم وغيرها من الأمور، وتعددت أنواع هذه البرامج التي يمكن التعرف عليها جميعاً والاختيار منها ما يناسبك، لذا سوف نتحدث الآن عن ماهية هذه البرامج وما هي المعايير التي يتم على أساسها اختيار برنامج المحاسبة.

ما هي برامج المحاسبة؟
تعرف برامج محاسبة الشركات والمحلات بأنها برامج إلكترونية يتم استخدامها على أجهزة الحاسبات الآلية، وتعتمد على قواعد البيانات التي يتم تسجيلها على الإنترنت حيث تمكننا هذه القواعد من حفظ الحسابات بكل سهولة وبدون فقدان لأي شيء منها.

كما يمكن للمستخدمين وأصحاب المؤسسات الوصول لهذه البيانات بسهولة وسرعة فائقة من دون الحاجة إلى البحث الطويل أو انفاق الأموال أو بذل كثير من الجهد الذي كان يحدث في الطرق القديمة والتقليدية.

وتعمل برامج المحاسبة على تقديم جميع خدمات المحاسبة التقليدية حيث يتم تسجيل المعاملات في قواعد البيانات على جهاز الكمبيوتر أو على الهاتف المحمول المتصل بالانترنت.

وفي مجال المحاسبة الإلكترونية تعد برامج المحاسبة هي إحدى التطورات الحديثة التي تم الاعتماد عليها وفق مجلس معايير المحاسبة الدولية الأمر الذي يدل على أهميتها في تنفيذ أعمال المحاسبة المتنوعة.

وفي وقتنا الحالي ومع التطور الرقمي أصبحت الحاجة ضرورية جداً لبرامج المحاسبة المتوافقة مع الفاتورة الإلكترونية.

تعريف برامج المحاسبة
تعرف بأنها تطبيقات تمت برمجتها وتطويرها بهدف مساعدة الشركات التجارية والمصانع في الإدارة الخاصة بالحسابات عن طريق تسجيل جميع المعاملات المالية التي تتم، كما أنها عبارة عن حزمة من الخطوات التي تقوم بترتيب المعاملات الحسابية التي تتم يومياً في المؤسسات والهدف من ذلك هو معرفة الوضع المالي للمؤسسة.

والشخص المسؤول عن برنامج المحاسبة هو شخص متمكن في المحاسبة وهو على علم تام بأهمية البرامج المحاسبية كما أنه المسؤول عن توزيع الصلاحيات للمستخدمين داخل البرنامج.

وهو المسؤول أيضاً عن تدوين رأس المال وتحديد الحسابات بأكملها على حسب نشاط المؤسسة وبما يتوافق مع المعاملات فيها، مما يساعد الإدارة على اتخاذ القرارات اللازمة لنجاح المشروع.

ما هي المعايير الأساسية التي يمكن من خلالها اختيار أفضل برامج المحاسبة؟
نظراً لوجود العديد من برامج المحاسبة يجب معرفة المعايير الأساسية التي تمكنك من اختيار أفضل برنامج حسابات، وتتمثل المعايير في ما يلي:

الدقة في البرنامج
لا بد أن توفر البرامج المتطورة الدقة في البيانات وفي المدخلات والمخرجات لأن نظم البرمجة بأنواعها تعتمد على نظام الجداول والمعادلات، على العكس من الحسابات اليدوية التي تكون معرضة لخطأ المحاسبين.

السرعة وتوفير الوقت
حيث أن رامج محاسبة الشركات والمحلات توفر الوقت الذي كان سوف يستهلك في كتابة البيانات يدوياً، ولكن بعض البرامج تكون أسرع من غيرها والبرنامج الأحدث والأكثر تطوراً يكون أسرع وسهل الاستخدام.

ويمكننا البرنامج أيضاً من استعراض وطباعة كل التقارير والقوائم المالية مهما كان حجمها، كما يمكن الحصول على التقارير التفصيلية لكل حركة على حدى أو الحصول على تقرير مجمع.

برنامج يوفر نسخة احتياطية وأرشفة
تعمل برامج محاسبة الشركات والمحلات دائماً على أرشفة الفواتير والأذونات والقوائم المالية، وبعض الأنظمة توفر النسخة الاحتياطية للبيانات وذلك بهدف الحفاظ عليها من الفقدان أو أي خلل يحدث قد يضيعها ، لذلك عند اختيار برنامج محاسبة جيد يجب أن تتوفر به خاصية النسخ الاحتياطي والأرشفة.

الحفاظ على خصوصية المستخدمين
من خلال برامج المحاسبة يتم توزيع الأدوار ويكون لكل فرد خصوصيته حيث يتمكن مدير النظام من إعداد صلاحيات التعديل والحذف والإضافة لموظف معين دون غيره، كما يمكن منع استعراض التقارير والشاشات الأمر الذي يحافظ على خصوصية حسابات المؤسسة.

بذلك يمكننا القول أن الحفاظ على خصوصية المستخدمين يعد معيار هام يتم على أساسه اختيار البرنامج الأفضل.

برنامج يوفر أشكال مختلفة من الفواتير
لكي يتم اختيار برنامج محاسبة متطور جداً يجب أن يتمتع هذا البرنامج بتوفير أنواع مختلفة من الطابعات وأشكال الفواتير لتوفير فاتورة مبيعات احترافية مع اللوجو الخاص بالمنشأة.

برنامج يصلح للربط أونلاين
حيث أن برامج المحاسبة حالياً تتوفر بطريقتين وهم الربط أون لاين وبرامج أوف لاين، كما تتواجد أنظمة أخرى تدعم القسمين ذلك للحصول على كافة المميزات.

حيث أن نظام الأوفلاين يتوفر به ميزة الحفاظ على الداتا في السيرفر الخاص بالعميل في المؤسسة، ويمكن العمل على برنامج الأوفلاين حتى في حالات انقطاع الانترنت.

أما نظام الأونلاين يتميز بإمكانية الدخول على البرامج من أي مكان في العالم ومتابعة العمل والاطلاع على كافة الشاشات والتقارير.

ولكي تحصل على أفضل برنامج محاسبة يمكن اختيار البرنامج الذي يجمع بين النظامين، وهذا الذي تأخذ به شركة مداك المحاسبية فتحصل على مميزات الأوفلاين مع امكانية الدخول أونلاين على البرامج.

الدعم الفني في البرنامج أو خدمة ما بعد البيع
من أهم العناصر في برامج محاسبة الشركات هو خدمة الدعم الفني لأنه مهما كانت التكنولوجيا وأنظمة البرمجة متطورة فلا بد من توفر خدمة ما بعد البيع لتحقيق الاستفادة من البرنامج ومعالجة المشكلات التي قد تتواجد وأيضاً من أجل مواكبة التحديات أولاً بأول.

لذلك يجب أن تضع في اعتبارك عند شراء برنامج محاسبي من شركة معينة أن تعرف رأي العملاء في الدعم الفني حتى تحصل على أفضل برنامج محاسبة من حيث الدعم والتحديث.



الضريبة
تتعدد أنواع الضرائب في الكثير من الدول ومن أشهر هذه الضرائب ضريبة القيمة المضافة والضريبة الانتقائية، لذلك لابد من عمل تنظيمات احترافية لمتابعة الضرائب في كل فاتورة.

وبذلك يمكن تجميع الضريبة واعداد الكشوفات الخاصة بها حتى يتم تقديمها للجهات المختصة.

السيطرة على حسابات العملاء والموردين والمناديب
الغرض الأساسي من برامج محاسبة للشركات والمحلات هو السيطرة الكاملة على حسابات العملاء والموردين، والتجارة هي عملية بيع وشراء، لذلك من الضروري تجربة البرنامج المحاسبي قبل شرائه والتأكد من جودته وسرعة الدورة المحاسبية ومدى تأثيرها على حسابات المتعاملين.

برنامج متخصص في مجالات عديدة
من برامج المحاسبة ما هو عام وما هو متخصص في المجال التجاري الخاص بالمستخدم، ولكي تختار برامج محاسبة جيدة لابد وأن يكون برنامج متخصص في نشاطك التجاري لأن البرامج المتخصصة يتم تصميمها على طريقة عمل مؤسستك والمؤسسات الشبيهة بنظام عملك.

كما أن البرامج المتخصصة تبعدك عن دفع الأموال الكثيرة في قوائم وشاشات البرامج العامة التي غالباً لن تحتاجها.

ويجب أن تضع في عين الاعتبار وجود برامج محاسبة للشركات تقبل التعديل في برامجها حتى تتوافق بشكل تام مع نظام العمل في المؤسسة.

ويمكنك أن تتطلع على برامج محاسبة متخصصة من شركة مداك العربية وأن تطلب نسخة تجريبية مجانية من البرنامج.

بذلك قد تكلمنا عن معايير اختيار افضل برامج المحاسبة للشركات والمحلات وعرفنا ماهية هذه البرامج وأفضلها وكيفية الحصول عليها، لذلك ننصحك بالتواصل المباشر معنا من خلال بريد الصفحة أو من خلال أرقامنا الرئيسية المبينة أمامكم على الشاشة لمعرفة المزيد حول خدماتنا المتنوعة وخطط الأسعار الخاصة بنا للعملاء.

ويمكنكم طلب تجربة النسخة التجربية لبرامج مداك
وكذلك التعرف على الباقات واسعار البرامج المحاسبية
للمزيد من التفاصيل والاستفسار تواصل معنا الآن على رقم :
0547933935